社会福祉法人 多治見市社会福祉協議会 個人情報保護規程

(目的)

第1条 この規程は、社会福祉法人多治見市社会福祉協議会(以下「本会」という。)が保有する個人情報の開示及び訂正等を請求する権利を明らかにするとともに、個人情報の適正な取扱いに関し必要な事項を定めることにより、個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)個人情報
個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であって、特定の個人が識別され、又は識別され得るものをいう。
(2)個人情報の収集等
個人情報の収集、保管及び利用をいう。
(3)市民
市内に住所を有する者及び市内に住所を有しないが、本会に個人情報の収集等をされている者をいう。
(4)事業者
法人その他の団体(国及び地方公共団体を除く。)及び事業を営む個人をいう。
(5)本会文書
本会の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真並びにフィルム、磁気テープ等から出力され又は採録されたもので、決裁、供覧等の手続きが終了し、本会において管理しているものをいう。
(6)電子計算組織
電子計算機及び関連機器を使用し、定められた一連の処理手順に従って事務を処理する組織をいう。
(7)本人
個人情報から識別できる個人をいう。

(本会の責務)

第3条 本会は、個人の権利利益を保護するために、個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。 2 本会の職員は、その職務に関して知り得た個人情報を漏らしてはならない。その職を退いた後も、同様とする。

(適正収集の原則)

第4条 本会は、個人情報の収集をするときは、その事務の目的を明らかにし、当該目的を達成するために必要かつ最小限の範囲内で、適法かつ公正な手段により収集しなければならない。

(収集の禁止事項)

第5条 本会は、次に掲げる事項に関する個人情報を収集してはならない。ただし、法令等(法律、法律に基づく命令(告示を含む。)及び条例をいう。以下同じ。)に定めがあるとき、又は本会の会長(以下「会長」という。)が職務遂行上特に必要があると認めるときは、この限りではない。

  1. 思想、信条及び宗教に関する事項
  2. 社会的差別の原因となる身分に関する事項
  3. 犯罪歴に関する事項
  4. 前各号に掲げるもののほか、会長が個人の基本的人権を侵害するおそれがあると認める事項

(収集の制限)

第6条 本会は、個人情報を収集する場合は、本人から収集しなければならない。

2 本会は、前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するときは、個人情報を本人以外のものから収集することができる。

  1. 本人の同意があるとき。
  2. 法令等に定めがあるとき。
  3. 出版、報道等により公にされているとき。
  4. 人の生命、身体、健康又は財産を保護するために、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
  5. 前各号に掲げるもののほか、会長が職務遂行上特に必要があると認められるとき。

3 法令等の定めにより、本人又はその代理人が申請その他これに類する行為を行うときは、第1項の規定による収集がなされたものとみなす。

(業務の届出等)

第7条 本会は、個人情報の収集等に係る業務を新たに開始しようとするときは、あらかじめ、個人情報取扱業務届出書(様式第1号)を会長に届出し、一般の閲覧に供しなければならない。

(適正な維持管理)

第8条 本会は、個人情報の収集等をするときは、次に掲げる事項について必要な措置を講じ、個人情報の適正な維持管理を行わなければならない。

  1. 個人情報を正確かつ最新の状態に保つこと。
  2. 個人情報の漏えい、改ざん、滅失、き損その他の事故を防止すること。
  3. 不必要となった個人情報を破棄し、又は消去すること。

2 本会は、前項の規定による事務を処理させるために、個人情報保護管理者を定めなければならない。

(外部委託に関する措置)

第9条 本会は、個人情報に係る業務を外部に委託するときは、個人情報の適正な管理について必要な事項を講じさせなければならない。

(受託者の責務)

第10条 本会から個人情報に係る業務を受託したものは、受託した業務の範囲内で、個人情報の適正な管理について必要な措置を講じなければならない。

2 前項に規定する受託業務に従事している者又は従事していた者は、受託した業務に関して知り得た個人情報を漏らしてはならない。

(利用及び提供の制限)

第11条 本会は、個人情報の収集等の目的の範囲を超える個人情報の利用又は実施機関以外のものに対する個人情報の提供をしてはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。

  1. 本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき。
  2. 法令等に定めがあるとき。
  3. 人の生命、身体、健康又は財産を保護するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
  4. 出版、報道等により公にされているとき。
  5. その他、会長が公益上必要があると認めるとき。

(電子計算組織の結合の制限)

第12条 本会は、電子計算組織を利用して個人の情報を処理しようとするときは、本会以外のものの電子計算組織と通信回線等による結合をしてはならない。ただし、本会が職務遂行上特に必要があると認めるときは、この限りでない。

(開示の請求等)

第13条 市民は、本会に対し、本会が所有している個人情報の開示の請求(以下「開示請求」という。)をすることができる。

2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって開示請求することができる。ただし、本人が反対の意思を表示したときは、この限りでない。

3 本会は、開示請求に係る個人情報に次の各号のいずれかに該当する個人情報が含まれているときは、当該個人情報を開示しないことができる。

  1. 法令等に定めがあるもの
  2. 個人の評価、診断、判定、相談、選考、試験等に関する情報であって、本人に開示することにより、当該評価、診断、判定、相談、選考、試験等に支障が生ずるおそれがあると認められるもの
  3. 調査、交渉、争訟等に関する情報であって、本人に開示することにより、本会の公正かつ適正な事務執行に支障が生じるおそれがあると認められるもの
  4. 前各号に掲げるもののほか、会長が開示しないことが適当であると認めるもの

4 本会は、開示請求に係る個人情報に前項各号のいずれかに該当する個人情報が含まれている部分がある場合において、当該部分を容易に、かつ、開示請求の趣旨を損なわない程度に分離できるときは、当該部分を除いて自己情報を開示しなければならない。

5 本会は、第3項各号のいずれかに該当する個人情報であっても、期間の経過により当該個人情報を開示しないことができる理由がなくなったときは、当該個人情報を開示しなければならない。

6 開示請求に対し、当該開示請求に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報を開示することとなるときは、本会は、当該個人情報の存在を明らかにしないで、当該開示請求を拒むことができる。

(開示の請求方法)

  1. 開示請求をしようとする者は、個人情報開示請求書(様式第2号)(以下「開示請求書」という。)に必要事項を記載の上、本会に提出しなければならない。
  2. 開示請求をしようとする者は、自己が当該開示請求に係る個人情報の本人又はその法定代理人であることを確認するために必要な書類を本会に提出し、又は提示しなければならない。
  3. 本会は、第1項に定める開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、当該開示請求書を提出した者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、本会は請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。

(開示等の申出に対する決定等)

第15条 本会は、前条第1項の規定による開示請求書の提出があったときは、当該開示請求書を受理した日から起算して15日以内に、開示請求に係る個人情報を開示するかどうかの決定(以下「開示決定等」という。)をしなければならない。ただし、前条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は当該期間に算入しない。

2 本会は、前項の規定による決定をしたときは、速やかに書面により通知しなければならない。ただし、当該開示請求書の提出があった日に、開示請求に係る個人情報の全部を開示する旨の決定をし、当該個人情報を開示するときは、この限りではない。

3 前項の規定による通知は、次の各号に掲げる決定の区分に応じ、当該各号に掲げる通知書により行うものとする。

  • 個人情報の開示等をする旨を決定したとき 個人情報開示決定通知書(様式第3号)
  • 個人情報の一部を開示する旨を決定したとき 個人情報部分開示決定通知書(様式第4号)
  • 個人情報を開示しない旨の決定をしたとき 個人情報非開示決定通知書(様式第5号)

4 第2項の場合において、本会は、開示請求に係る個人情報の全部又は一部について個人情報の開示をしない旨を決定したときは、前項第2号又は同項3号の書面にその理由を併せて通知しなければならない。この場合において、当該自己情報が期間の経過により開示することができ、かつ、その時期を明示することができるときは、その時期を付記しなければならない。

5 本会は、やむを得ない理由により、第1項に規定する期間内に同項の決定をすることができないときは、当該期間を30日に限り延長することができる。この場合において、本会は速やかに、請求者に対し、当該延長の理由及び決定できる時期を個人情報開示等決定期間延長通知書(様式第6号)により通知しなければならない。

6 本会は、開示請求にかかる個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から45日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、第1項及び前項の規定にかかわらず、開示請求に係る個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの個人情報については相当の期間内に開示決定等をすれば足りるものとする。この場合において、本会は、第1項に規定する期間内に個人情報開示決定等期間特例延長通知書(様式第7号)により次に掲げる事項を開示請求書の提出者に通知しなければならない。

  • 本項を適用する旨及びその理由
  • 残りの個人情報について開示決定等をする期限

7 本会は、開示決定等をするに当たって、開示請求に係る個人情報に本会及び開示請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が含まれている場合には、第三者の意見を聴くことができる。

8 本会は、前項の規定により意見を聴かれた第三者が当該情報の開示に反対の意見を表示した場合において、第1項の規定により個人情報を開示する旨の決定(個人情報の一部を開示する旨の決定を含む。)をしたときは、当該第三者に関する個人情報が含まれている部分を開示しないこととするときを除き、当該個人情報を開示する日の15日前までに、開示決定をした旨(当該第三者に関する部分に限る。)及びその理由並びに開示を実施する日を当該反対の意思を表示した第三者に通知しなければならない。

(開示等の実施及び方法)

第16条 本会は、前条第1項の規定により個人情報を開示する旨を決定したときは、速やかに、請求者に対し、当該個人情報を開示しなければならない。

2 個人情報の開示は、本会文書を閲覧に供し、又はその写しを交付する方法により行うものとする。

3 本会は、本会文書を直接開示することにより、当該本会文書を汚損し、又は破損するおそれがあると認めるときその他相当の理由があるときは、当該本会文書の写しを閲覧に供することができる。

(費用負担)

第17条 この規程による個人情報の開示等に係る費用は無料とする。ただし、本会は文書の写しの交付に要する実費について、請求者に負担を求めることができる。

(訂正請求)

第18条 市民は、個人情報の記録について事実の誤りがあると認めるときは、本会に対し、その訂正(追加及び削除を含む。以下同じ)の請求(以下「訂正請求」という。)をすることができる。

(訂正請求の方法)

第19条 訂正請求をしようとする者は、個人情報訂正請求書(様式第8号)(以下「訂正請求書」という。)に必要事項を記載の上、本会に提出しなければならない。

2 訂正請求をしようとする者は、本会に対し、訂正を求める内容が事実に合致することを証するものを提出し、又は提示しなければならない。

3 第14条第2項及び第3項の規定は、訂正請求に準用する。

(訂正請求に対する決定等)

第20条 本会は、訂正請求書の提出があったときは、必要な調査を行ない、当該訂正請求書が提出された日から起算して30日以内に、訂正請求に係る個人情報の全部又は一部の訂正をするかどうかの決定(以下「訂正決定等」という。)をしなければならない。ただし、前条第3項において準用する第14条第3項の規定により補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

2 本会は、前項の規定による決定をしたときは、速やかに書面により通知しなければならない。

3 前項の規定による通知は、次の各号に掲げる決定の区分に応じ、当該各号に掲げる通知書により行なうものとする。

  1. 個人情報を訂正する旨を決定したとき 個人情報訂正決定通知書(様式第9号)
  2. 個人情報の一部を訂正する旨を決定したとき 個人情報部分訂正決定通知書(様式第10号)
  3. 個人情報を訂正しない旨を決定したとき 個人情報非訂正決定通知書(様式第11号)

4 本会は、訂正請求に係る個人情報の訂正をしない旨の決定(個人情報の一部を訂正しない旨の決定を含む。)をしたときは、前項第2号又は同第3号の書面ににその理由を記載しなければならない。

5 第15条第5項及び第6項の規定は、訂正請求に対する決定について準用する。この場合において、第15条第5項中「個人情報開示決定期間延長通知書(様式第6号)とあるのは「個人情報訂正決定等期間延長通知書(様式第12号)」と同条第6項中「45日」とあるのは「60日」と、「個人情報開示決定等期間特例延長通知書(様式第7号)とあるのは「個人情報訂正決定等期間特例延長通知書(様式13号)」と読み替えるものとする。

(訂正の実施)

第21条 本会は、前条第1項の規定により個人情報の全部又は一部の訂正をする旨の決定をしたときは、速やかに、当該決定に係る個人情報の訂正をしなければならない。

(異議の申出)

第22条 開示決定等又は訂正決定等に異議がある者は、当該開示決定等又は訂正決定等を知った日の翌日から60日以内に異議申出書(様式第14号)により本会に対して異議の申出をすることができる。

(異議の申出があった場合の処理)

第23条 会長は、前条の規定による異議申出書を受理したときは、遅滞なく、別に定める第三者委員の意見を求めるものとする。

2 本会は、前項の第三者委員の意見を受けたときは、これを尊重して、速やかに、異議の申出に対する決定を行ない、異議の申出をした者に異議申出回答書(様式第15号)により通知しなければならない。

(是正の申出)

第24条 市民は、本会が行なう自己の個人情報の取扱いがこの規程の定めに違反していると認めるときは、当該個人情報の取扱いの是正の申出をすることができる。

2 是正の申出をしようとする者は、個人情報取扱是正申出書(様式16号)に必要事項を記載の上、本会に提出しなければならない。

3 本会は、是正の申出があったときは、遅滞なく、必要な調査を行なったうえで当該是正の申出に対する処理を行ない、速やかに、その結果を是正の申出をした者に個人情報取扱是正申出処理通知書(様式第17号)により通知しなければならない。

4 第13条第2項本文及び第14条第2項の規定は、是正の申出について準用する。

(苦情の処理)

第25条 本会は、本会が行なう個人情報の取扱いに関する苦情の申出があったときは、迅速かつ適切な処理に努めなければならない。

(他制度等との調整)

第26条 この規程は、法令等の定めるところにより個人情報の開示等を申出することができる場合については、適用しない。

2 この規程は、前項に規定するもののほか、図書館等の施設において、市民の利用に供することを目的として管理している図書等については適用しない。

(委任)

第27条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は会長が定める。

附則

  1. この規程は、平成16年9月1日から施行する。
  2. この規程の施行の際現に本会が行っている個人情報の収集及び電子計算組織による個人情報の処理は、この規程の規定により行なった個人情報の収集等及び電子計算組織による個人情報の処理とみなす。
社会福祉法人 多治見市社会福祉協議会

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